Mätpunkter: hur ni vet att källan faktiskt fungerar

De flesta projekt mäter om källan finns. Är den byggd, är sidorna skrivna, är projektet markerat som klart. Det säger ingenting om den faktiskt fungerar. Fyra tester gör det.

Test 1: Första frågan

Ge en ny medarbetare en riktig fråga, dag ett, och se om svaret kommer från källan utan att de behöver knacka på någons dörr. Räkna hur ofta det händer under de första veckorna. Om det sällan händer, täcker källan inte det som faktiskt behövs, oavsett hur mycket den innehåller.

Test 2: Uppdateringsfördröjning

Mät tiden mellan att en process ändras och att källan speglar det. En källa som inte hålls uppdaterad är på väg att bli en pärm igen, oavsett hur digital den är. Godkänt är inom en vecka. Månader är ett tecken på att ägarskapet inte fungerar.

Test 3: Omdömestestet

Samma test som steg sex i metoden: en fråga bara er mest erfarna person skulle klara att svara rätt på. Inte en faktafråga, en fråga om varför ni gör undantag i ett specifikt fall. Det är det svåraste testet, och det viktigaste, för det är precis den kunskap som annars försvinner spårlöst.

Test 4: Tydligt ägarskap

Fråga tre olika personer vem som uppdaterar en given del av källan. Får ni tre olika svar, eller tre axelryckningar, har ni inte ägarskap, ni har en förhoppning. Godkänt är att alla i teamet vet exakt vem som är ansvarig, utan att behöva fråga.

Vad ni ska sluta mäta

Antal sidor i källan mäter arbetsinsats, inte nytta. Antal besök mäter att någon öppnade dokumentet, inte att de fick ett användbart svar. Båda är lätta att räkna och båda mäter fel sak. En källa med tjugo sidor som klarar alla fyra testen ovan är bättre än en med tvåhundra som inte gör det.

Kör testerna regelbundet, inte bara en gång

En källa som klarade testerna vid lanseringen kan misslyckas sex månader senare, exakt av samma skäl som en pärm blir fel över tid. Sätt en påminnelse, kör testerna igen varje kvartal, och behandla ett misslyckat test som en signal att gå tillbaka till prioriteringen, inte som ett tecken på att projektet var förgäves.