Vad försvinner när någon slutar?

Ni kan inte alltid stoppa någon från att sluta. Lön, karriärsteg, flytt, ett bättre erbjudande, det ligger sällan i er kontroll. Det ni kan stoppa är att kunskapen försvinner med dem, och det är ett annat problem än det ni oftast försöker lösa.

De flesta bolag som pratar om personalomsättning pratar om engagemang: varför folk slutar, hur ni får dem att stanna. Bra fråga, fel fråga för det här. Oavsett varför någon slutar, om det är frivilligt eller inte, om ni såg det komma eller inte, är det exakt samma sak som försvinner: kunskapen som aldrig skrevs ner.

Vad som faktiskt försvinner

Inte namnen och titlarna, de finns redan i HR-systemet. Det som försvinner är omdömet och historiken, den delen av kunskapen som aldrig fanns någon annanstans än i ett huvud.

Vilka kunder som är känsliga för vad, och varför ni hanterar dem olika. Varför ett visst undantag från den vanliga processen finns, och vad som händer om någon tar bort det utan att veta varför. Vilka förhandlingar som redan förts och vad som redan sagts. Vem som faktiskt fattar beslut i en viss fråga, till skillnad från vem titeln säger att det är.

Varför det inte syns förrän det är för sent

Det dyker inte upp som en siffra som sjunker. Det dyker upp som en kund som blir irriterad över att ni frågar samma sak för andra gången. Ett misstag som redan gjordes och åtgärdades för två år sedan, och som nu görs om, för att ingen minns varför lösningen såg ut som den gjorde. Ett beslut som tar dubbelt så lång tid, för att ingen längre vet vem som brukade fatta det snabbt.

Ingen av de här sakerna syns i en avgångsintervju. Exit-intervjuer kommer i fel ände: de frågar varför personen slutar, inte vad personen tar med sig.

Fångst i rätt tid

En exit-intervju är ett försök att rekonstruera kunskap på en timme, från minnet, under tidspress, av någon som redan är på väg ut. Det fungerar sällan.

Det som fungerar är att fånga kunskapen löpande, som en del av hur arbetet redan görs, inte som ett separat projekt när någon säger upp sig. Samma strukturerade källa som onboardar en ny medarbetare är den som gör att kunskapen redan finns kvar när en gammal medarbetare går. Det är inte två processer. Det är samma struktur, sedd från två håll.

Vad det inte handlar om

Det handlar inte om att få folk att stanna längre. Andra verktyg är bättre på det, och det är en annan fråga än den här. Det handlar om att göra det irrelevant för kunskapen om någon stannar eller inte, för att kunskapen redan finns någon annanstans än i det huvudet.

Vi bygger den strukturen åt bolag som Sakura.