Vad kan ni använda digitaliseringschecken till?

Om ni redan vet att ni kvalificerar er är nästa fråga svårare: vad räknas som ett godkänt projekt. Två bolag med identiska förutsättningar kan få olika besked på samma ansökan, för att de beskrev sitt projekt olika. Så här undviker ni det.

Regionerna formulerar det olika, men mönstret är detsamma överallt: checken godkänner tre typer av arbete. Att digitalisera verksamhetens processer. Att ta fram nya tjänster genom att strukturera data ni redan har. Att automatisera interna flöden. Allt annat prövas mot om det faktiskt hör hemma i någon av de tre.

Vad som godkänns

Datastruktur. Att flytta kunddata från spridda system till en egen databas. Att bygga en samlad kunskapskälla som medarbetare kan söka i. Att strukturera företagets processer, beslut och undantag i en form som går att återanvända, inklusive som underlag för en AI-agent.

Automatisering. Fakturahantering, ärendehantering, rapportering som i dag görs manuellt. Kravet är att det är en process ni redan har, inte något nytt ni bygger från grunden åt en kund.

Digitalisering av en pappersprocess. Onboarding av nyanställda är ett vanligt exempel: introduktionsplaner, checklistor och handböcker som i dag ligger i pärmar eller sprids i mejl, flyttade till en digital, strukturerad form.

Vad som avslås

Marknadsföring och sälj. Region Stockholm undantar det rakt av. Ett projekt som beskrivs som kampanjarbete, säljutveckling eller innehållsproduktion avslås oavsett tekniskt innehåll.

Licenser. Att köpa en programvara räknas sällan som stödberättigat i sig. Arbetet att sätta upp och anpassa den kan vara det, licenskostnaden är det inte.

Fristående utbildning. Ett kurspaket som står för sig själv avslås i de flesta regioner. Skåne är mer tillåtande: kompetensöverföring som är en del av ett större projekt kan godkännas, ett fristående kurspaket inte.

Ordinarie drift. Administration, projektledning och löpande verksamhet är uttryckligen undantaget överallt.

Samma projekt, två beskrivningar

Ta ett konkret exempel. Ett bolag vill bygga en AI-driven kunskapskälla, automatisera sju interna processflöden, och lära upp teamet i hur systemet används.

Beskrivet som "AI-driven säljmotor med utbildad säljteam" läser en handläggare det som försäljning och utbildning, båda undantagna i Stockholm.

Beskrivet som "digitalisering av verksamhetens kunskapsstruktur, med sju automatiserade processflöden och kompetensöverföring inom projektet" är det exakt samma bygge, men nu beskrivet som det regionerna faktiskt efterfrågar.

Ingenting i det tekniska arbetet ändrades. Det som ändrades var vilka ord som användes för att beskriva det, och det är oftast det enda som avgör om ansökan går igenom.

Innan ni skriver ansökan

Skriv ner vad projektet faktiskt bygger, inte vad det ska användas till efteråt. En AI-agent tränad på företagets processer är en sak. Att den sedan används i säljarbete är en annan, och den skillnaden är precis vad en handläggare tittar efter.