Första veckan: hur nya medarbetare lär sig ett jobb, och var det brister

Någon skriver på ett erbjudande en fredag. Tre veckor senare kommer de in en måndag, får en dator, träffar åtta personer och läser fyrtio sidor policy. På fredagen vet de var kaffet står och vem som sitter bredvid. De flesta kan fortfarande inte förklara hur arbetet i deras egen roll faktiskt går till.

Den här rapporten samlar det vi vet om första veckan: hur företag lägger upp den, var kunskapen en ny person behöver faktiskt finns, vad det kostar och vad forskningen säger hjälper. Vi har använt offentlig forskning, svenska myndigheter och fack, publicerade företagshandböcker och några leverantörsundersökningar. Leverantörsundersökningarna är markerade. En fullständig källista finns sist, och varje siffra i texten länkar till sidan den kommer från.

12 % av de anställda håller helt med om att deras organisation gör ett mycket bra jobb med att introducera nya medarbetare. (Gallup)

1. Så ser en första vecka ut i dag

De flesta företag lägger upp starten på samma sätt, oavsett om de har 30 eller 30 000 anställda. De svenska mallarna och de engelskspråkiga guiderna beskriver i stort sett samma faser.

Före första dagen

Avtalet skrivs under, ofta digitalt. HR skickar ett välkomstmeddelande och ett formulär för personuppgifter och bankuppgifter. I Region Uppsala går ett välkomstmejl automatiskt till den nyanställdas privata adress 30 dagar före startdatum. HR-verktyg som Teamtailor schemalägger meddelanden, formulär och uppgifter utifrån startdatumet.

Veckan före starten utser chefen en fadder eller handledare, bokar schemat för första veckan och informerar gruppen. IT beställer dator, konton och passerkort. Dagen innan får den nyanställda oftast ett kort mejl med tid, plats, vem som tar emot och vad de ska ta med sig.

Första dagen

Suntarbetslivs checklista fångar en vanlig första dag väl: välkomnande, fika, presentation för de närmaste kollegorna, rundvandring, arbetstider, intranät, nycklar och larm, någon att äta lunch med, att installera sig vid arbetsplatsen, viktiga rutiner och de första arbetsuppgifterna. HR går igenom lön, ledighet och sjukanmälan. IT lämnar ut utrustningen.

Resten av första veckan

Samma checklista räknar upp punkterna för första veckan: information om verksamheten och dess mål, vem man kan vända sig till i olika frågor (arbetsuppgifter, IT, personalfrågor), arbetsmiljön och dess risker, tid att lära känna kollegor, och möten med relevanta personer som experter och andra chefer. Den sista punkten är där det mesta av rollkunskapen lämnas över, ett samtal i taget.

Den nyanställda läser personalhandboken, intranätet eller wikin och gör de obligatoriska webbkurserna om det finns några. De går bredvid en kollega. Någon gång mellan dag tre och fem får de en första mindre uppgift.

Efter första veckan: 30, 60, 90 dagar

Många företag använder en 30-60-90-dagarsplan, uppdelad i tre faser (lära, bidra, genomföra) med uppföljningar efter 30, 60 och 90 dagar (Cornerstone). Svensk forskning som Suntarbetsliv sammanfattar visar att det tar ungefär tre månader för en nyanställd att etablera sig på arbetsplatsen. Region Uppsalas process har fem faser för just den perioden: förberedelser, första dagen, första veckan, första månaden och inom tre månader.

Vem som äger vad

Fördelningen är densamma i källorna:

• HR äger avtalet, policyerna, mallen och verktygen.
• Chefen äger hela starten och den rollspecifika delen. Region Uppsalas rutin lägger förberedelser, mottagandet första dagen, rollintroduktionen och uppföljningarna på chefen.
• IT äger utrustning, konton och behörigheter.
• Faddern ger praktisk hjälp och en väg in i gruppen.
• Kollegorna svarar på de verkliga frågorna om arbetet, informellt, mellan sina egna uppgifter.

I Sverige är introduktion ett krav

Arbetsmiljöverket räknar introduktion av medarbetare som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla behöver en introduktion när de börjar ett arbete, får nya arbetsuppgifter eller kommer tillbaka efter en längre frånvaro (Arbetsmiljöverket). Myndigheten publicerar en exempelchecklista med en kolumn för vem som är ansvarig.

Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) går längre. Som Suntarbetsliv citerar dem ska arbetsgivaren se till att arbetstagarna känner till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås, om arbetet ska utföras på ett särskilt sätt, vad som ska prioriteras när tiden inte räcker och vem de kan vända sig till för att få hjälp. Läs listan igen med en nyanställd i tankarna. Det mesta är rollkunskap, och lagen förväntar sig redan att arbetsgivaren lämnar över den.

2. Var kunskapen faktiskt finns

Den vanliga introduktionen fungerar bra för ett lager av kunskap och dåligt för ett annat.

Det generella lagret är nedskrivet

Policyer, värderingar, organisationsschemat, reglerna för utlägg, säkerhetsrutinen, verktygen. Det här lagret är detsamma för alla på företaget. HR äger det, det finns i handboken eller på intranätet, och det ändras långsamt. De flesta checklistor och HR-verktyg är byggda kring det, och de följer upp uppgifter som bockas av, som “avtal underskrivet” eller “dator utlämnad”.

Roll-lagret sitter hos människor

Roll-lagret är hur just det här jobbet görs här. Vilken rapport man tar fram till en kund, vad “aktiv” betyder i CRM:et, vilken kund som vill ha ett samtal i stället för ett mejl, vem som godkänner vad, hur ett bra arbete ser ut i den här gruppen. Det skiljer sig mellan rollerna och ändras varje månad.

De offentliga källorna beskriver det här lagret genom att peka på människor. Region Uppsalas gemensamma introduktion gäller hela regionen, och sedan kompletterar varje arbetsplats med en rollspecifik introduktion som dokumenteras separat (Region Uppsala). Någon måste skriva och hålla det dokumentet levande för varje roll. Suntarbetslivs checklista hanterar rolldelen med två punkter: berätta vem man kan vända sig till, och boka möten med experterna. Det är ett mötesschema som får ersätta nedskriven kunskap.

GitLab har en av de mest kända offentliga företagshandböckerna. Ändå listar deras introduktionssida en standardkanal i Slack, #questions, för det som handboken inte kan svara på (GitLab). Även med tusentals nedskrivna sidor går luckorna till en människa.

Nyexaminerade säger samma sak. I Sacos undersökning från 2025 lyfte de svarande fram tillgång till människor att fråga som en av de viktigaste sakerna när man är ny (Suntarbetsliv om Sacos rapport).

Det nedskrivna lagret berättar alltså för en ny person vad företaget är. Det onedskrivna lagret berättar hur deras jobb fungerar, och det får de bara tag på genom att avbryta en viss kollega.

Nästan 20 procent av arbetsveckan går åt till att leta efter intern information eller efter kollegor som kan hjälpa till med specifika uppgifter. (McKinsey Global Institute, 2012)

3. Vad det kostar

Här finns mindre säker data än internet ger sken av. Många av de onboardingsiffror som cirkulerar på leverantörsbloggar leder ingenstans, eller till en annan siffra i originalet. Dem har vi tagit bort. Det som finns kvar räcker.

Få tycker att det fungerar

Bara 12 procent av de anställda håller helt med om att deras organisation gör ett mycket bra jobb med att introducera nya medarbetare, enligt Gallup. I en senare text från Gallup säger bara 29 procent av de nyanställda att de känner sig helt förberedda och stöttade för att lyckas i sin roll efter introduktionen.

Gallup beskriver också hur en typisk start ser ut: nya medarbetare sätts i arbete utan utbildning eller sammanhang, presenteras inte för gruppen, skjuts in i det operativa för tidigt och får ingen tidig, regelbunden återkoppling från chefen. Enligt Gallup är det här snarare regel än undantag (Gallup).

Tvivlet kommer redan första veckan

BambooHR, som säljer HR-programvara, frågade 1 565 heltidsanställda kontorsarbetare i USA i april 2023. I den undersökningen sa 44 procent att de hade ångrat sig eller fått andra tankar om jobbet under första veckan. Samma undersökning visade att 56 procent bara behöver en eller två dagar för att komma in i en ny roll. Nya medarbetare vill börja jobba. En hel introduktionsvecka går långsamt för dem också.

44 % av de nyanställda fick andra tankar om jobbet under första veckan. (BambooHR:s undersökning av kontorsanställda i USA, 2023)

Att leta och fråga tar tiden

McKinsey Global Institute uppskattade att en kunskapsarbetare lägger nästan 20 procent av arbetsveckan på att leta efter intern information eller efter kollegor som kan hjälpa till. Siffran är från 2012 och gäller alla anställda, inte bara nya. En nyanställd har minst sammanhang av alla, så deras andel är knappast lägre.

Kostnaden hamnar på två skrivbord. Den nyanställda förlorar timmar på att leta. Kollegan som vet förlorar fokus på att svara. Vi har inte hittat någon säker studie som mäter hur många timmar kollegor lägger på att svara på nyanställdas frågor, så vi hittar inte på någon. Ni kan räkna själva: skriv upp varje gång någon frågar er något under en ny kollegas två första veckor.

Stressen är verklig

Forskare vid Karolinska Institutet intervjuade jurister, socionomer, läkare, lärare och sjuksköterskor under deras första år efter examen. De fann tre utmaningar med att vara ny som skapar stress: att bli överbelastad med information om uppdraget, att känna osäkerhet och vara rädd för att fråga eller göra fel, och att känna sig ensam innan man landat i arbetsgruppen (Prevent om KI-studien).

Den ansvarige forskaren, Petter Gustavsson, gör en poäng som går emot de flesta första veckor: planen ska inte innehålla för mycket information från början, och det går inte att forcera introduktionstiden. En informationsflod första dagen följd av tystnad är motsatsen till vad forskningen rekommenderar.

4. Nya medarbetare som arbetar på sitt andraspråk

I Sverige är det här en stor grupp, inget specialfall. I november 2024 var mer än var femte sysselsatt person i Sverige utrikes född, enligt SCB. Inom hotell och restaurang var det mer än 4 av 10.

Mer än var femte sysselsatt person i Sverige var utrikes född (november 2024). (SCB)

Att vara född utomlands betyder inte svag svenska, men språket är det hinder arbetsgivarna nämner först. I en rapport från SNS 2022 pekade 87 procent av de rekryterare som svarade ut bristande kunskaper i svenska som en utmaning när de anställer personer födda utanför Norden. I Svenskt Näringslivs rekryteringsenkät uppger nära var fjärde företag att otillräckliga kunskaper i svenska är ett hinder vid rekrytering.

Formell språkutbildning når bara en bit. Av dem som påbörjade sfi mellan 2010 och 2020 hade under 10 procent slutfört den sista gymnasiekursen i svenska som andraspråk år 2020 (SNS). Samtidigt kräver jobben mer språk än förr. En forskningsöversikt från Ratio 2025 konstaterar att arbetsuppgifterna i högre grad innehåller utvärderingar och dokumentation, även i lågkvalificerade yrken.

Första veckan på ett andraspråk

Introduktionsmaterialet finns på ett språk, oftast svenska eller engelska. Personen läser policyer och instruktioner på det språket och ställer frågor på det. Mötena går i den snabbaste talarens takt.

Språkrådet har gett ut en vägledning för just den situationen. Språkvårdaren Sofia Tingsell påpekar att språkförbistringar på jobbet ofta är osynliga för chefer, eftersom kollegor löser dem på golvet (Prevent om Språkrådets vägledning). Råden i vägledningen är bland annat att:

• utse språkstödjare på arbetsplatsen
• ta fram textmallar för brev och rapporter
• visa text och bild på möten, inte bara prata
• sänka tempot, förenkla och kontrollera förståelsen med frågor
• fortsätta på svenska så att personen får öva, i stället för att gå över till engelska vid första svårighet

Det finns ett tredje språk på jobbet

Arbetsgivare som gör det här bra lär ut jobbets egna ord, inte bara svenska. Bilverkstadsgruppen Mechanum ger nya tekniker lathundar som förklarar vanliga svenska ord och varje bilmärkes egna benämningar på samma detaljer. Deras kvalitetschef lägger till en tredje sorts svenska: fikasvenska, den som talas på rasterna. Scandic, med cirka 130 nationaliteter bland de anställda, har egna yrkeskurser på svenska där medarbetaren kan översätta ord till 100 olika språk (båda via Svenskt Näringsliv).

Den röda tråden: språkstöd fungerar bäst när det ligger nära själva jobbet. Ratios översikt säger att språkutvecklande arbetsplatser verkar ge positiva effekter på arbetsmiljö, sjukfrånvaro och anställningslängd (Ratio).

5. Praktikanter, nyexaminerade och konsulter

De här grupperna får samma process som en nyanställd, kortare och lättare, fast de behöver den mest.

Nyexaminerade får kortast start

Sacos rapport från 2025 bygger på en enkät till drygt 500 nyexaminerade som arbetat i minst tre månader (Sacos rapport, sammanfattad av Suntarbetsliv):

• En fjärdedel hade inte fått någon introduktion alls eller var osäkra på om de fått det.
• Bara hälften upplevde att arbetsplatsen hade en tydlig strategi för onboarding.
• Av dem som fått introduktion hade över hälften fått stöd högst en månad, och var femte bara första veckan.

Jämför det med de tre månader som forskningen säger att det tar att komma in.

Var femte nyexaminerad som fick introduktion hade stöd bara under första veckan. (Saco 2025, via Suntarbetsliv)

Praktikanter får en ännu lättare version. Checklistor som Workables täcker grunderna: kontakt före första dagen, en chef som har platsen och det första projektet klart, en fadder om ingen har tid för en hel utbildning, och HR på plats eftersom det kan vara personens första jobb. Roll-lagret lär de sig genom att fråga.

Konsulter kommer in utanför HR-processen

Inhyrda konsulter och uppdragstagare hamnar ofta helt utanför HR:s introduktion. GitLabs handbok säger att deras People-team inte är inblandat när tillfälliga leverantörer anlitas, introduceras eller avslutas (GitLab). I Sverige har kunden ändå ett ansvar: enligt 3 kap. 12 § arbetsmiljölagen måste ett företag som hyr in personal bedöma risker och undersöka arbetsförhållandena även för dem (Arbetsgivarverket). Suntarbetslivs checklista räknar upp inhyrd personal, praktikanter och vikarier bland dem som behöver en introduktion.

Vi har inte hittat någon säker data om hur konsulter upplever första veckan hos en kund. Det vanliga mönstret är ett konto, en kontaktperson, ett uppstartsmöte och en länk till några dokument. Kundens sätt att arbeta lärs in på jobbet, och konsulten förväntas fakturera från första dagen.

6. Nästa nyanställda börjar från noll

Källorna ovan beskriver en persons start. Ingen av dem följer vad som händer med kunskapen efteråt.

Tänk dig ett påhittat men typiskt fall. En ny analytiker lägger nittio minuter första veckan på att reda ut vilken rapport hon ska ta fram till en kund, vem som äger den och vad “aktiv” betyder i den här gruppen. Hon frågar en kollega, får svaret i ett chattmeddelande och går vidare. Tre månader senare börjar en ny analytiker. Han frågar samma kollega samma sak. Svaret finns bara i kollegans huvud och i en chattråd som ingen hittar igen.

Processen fångar inga svar. Checklistor visar att ett möte ägde rum, inte vad som sades. Faddrar svarar på frågor, men svaren stannar hos dem. Handboken uppdateras av den som har tid, vilket i en stressad grupp betyder ingen. När kollegan som vet slutar försvinner svaret med henne.

Därför kostar första veckan lika mycket för den femte nyanställda som för den första. Gruppen betalar för samma förklaringar igen, och experterna förlorar samma timmar på dem.

7. Det här fungerar

Forskningen är tydligare om vad som hjälper än om vad det kostar. Flera fynd pekar åt samma håll.

Chefen är med

När chefen tar en aktiv roll i introduktionen är de anställda 3,4 gånger så benägna att tycka att introduktionen lyckades (Gallup). Chefen betyder mest och har minst tid. En chef med fem obesvarade frågor från en nyanställd och en full kalender måste välja.

3,4 gånger så troligt att introduktionen upplevs som lyckad när chefen tar en aktiv roll. (Gallup)

En rollspecifik introduktion, med en plan

Region Uppsala delar introduktionen i en gemensam del och en rollspecifik del, och rolldelen dokumenteras. Suntarbetslivs checklista, fritt efter Sacos rapport och aktuell forskning, kräver en skriftlig plan, tydlighet kring rollen, arbetets innehåll och förväntningarna, och hjälp att prioritera (Suntarbetsliv).

En namngiven person att fråga, och lov att fråga

Samma checklista kräver en mentor eller handledare och ett öppet lärandeklimat där det är tillåtet och välkommet att fråga. Saco fann att nyexaminerade med mentor eller handledare oftare var nöjda med introduktionen, och fler av dem fick hjälp att prioritera och reflektera över sin yrkesroll.

Mindre information åt gången, under längre tid

KI-forskarna rekommenderar en plan som inte överbelastar den nya personen i början. Suntarbetslivs checklista rekommenderar att introduktionen får ta tre månader. Tillsammans säger de: ge människor det de behöver när de behöver det, inte allt på måndagen.

Svar i skrift, i en form människor förstår

Språkrådets råd att visa text och inte bara prata, och att ta fram mallar, hjälper den som arbetar på sitt andraspråk och, som vägledningen påpekar, även dem som har svenska som modersmål. Mechanums lathundar och Scandics översatta kursord bygger på samma idé: skriv ner jobbets egna ord och gör dem läsbara för personen framför dig.

Lägg fynden bredvid varandra så beskriver de samma sak. Nya medarbetare behöver rollkunskapen i skrift, en person bakom den för frågorna som texten inte kan svara på, och ett tempo de kan följa.

8. Det här gör vi åt det på Opmore

Vi byggde Opmore kring roll-lagret, den del av första veckan som sitter i människors huvuden. Så här ser det ut i praktiken.

1. Vi intervjuar dem som kan. Innan den nya personen börjar pratar vi med dem som har rollen i dag och experterna runt den. Deras svar blir en skriven rollbok, en playbook: hur arbetet görs här, vem som bestämmer vad, hur ett bra arbete ser ut.
2. Nya medarbetare kan fråga playbooken. De ställer frågor på sitt eget språk och får svar som visar var de kommer ifrån. De behöver inte reda ut vilken wikisida som gäller eller om en fråga är för enkel att ställa.
3. Frågor som playbooken inte kan svara på går till rätt expert. Experten svarar en gång, och vi skriver in svaret i playbooken. Nästa person som frågar får det direkt, och det får nästa nyanställda också.
4. Den nya personen får en plan för första veckan. Den sätter några konkreta uppgifter per dag, byggda på playbooken, så att första dagen har ett syfte utöver blanketter.
5. De kan lyssna på rollen innan de börjar. Vi gör playbooken till en bok om företaget och rollen som den nya personen kan lyssna på före första dagen.

HR, IT och välkomstlunchen är kvar som de är. Opmore tar hand om kunskapsöverföringen, så att mötena med gruppen kan handla om människorna i stället för fakta, och chefen kan se vilka frågor som kom upp första veckan i stället för att hitta luckorna efter 30 dagar.

Måttet vi håller oss till är enkelt: hur stor del av en ny persons frågor under första veckan som playbooken svarar på själv, och om resten besvaras en gång och sedan förblir besvarade.

Källor

Leverantörsundersökningar är markerade. Sidorna lästes 10 oktober 2026.

• Gallup. Why the Onboarding Experience Is Key for Retention (2018, uppdaterad 2026)
• Gallup. 8 Practical Tips for Leaders for a Better Onboarding Process (2021, uppdaterad 2025)
• BambooHR (leverantörsundersökning). First Impressions Are Everything: 44 Days to Make or Break a New Hire (enkät till 1 565 heltidsanställda kontorsarbetare i USA, april 2023)
• McKinsey Global Institute. The social economy (juli 2012)
• Prevent. En bra introduktion minskar stress (om Karolinska Institutets studie, december 2020)
• Prevent. Så funkar språkstöd på jobbet (om Språkrådets vägledning “Flerspråkighet i arbete”, oktober 2021)
• SCB. Befolkningens arbetsmarknadsstatus, november 2024 (publicerad januari 2025)
• SNS, Stefan Eriksson och Dan-Olof Rooth. God svenska, vägen till arbete för utrikes födda? (oktober 2022)
• Svenskt Näringsliv. Ny rapport: Så blir jobbet en träning i svenska språket (september 2026)
• Ratio, F. Forsberg Lundell och L. Ahlgren. Språk och arbetsmarknad i Sverige, en svår ekvation? (juni 2025)
• Saco. Trygg i starten, stark i längden: vikten av introduktion för nyexaminerade (2025)
• Suntarbetsliv. De första 100 dagarna, lyckas med onboarding (augusti 2025)
• Suntarbetsliv. Tips vid introduktion (checklista, PDF)
• Arbetsmiljöverket. Systematiskt arbetsmiljöarbete
• Arbetsmiljöverket. Exempel på checklista för introduktion (PDF)
• Arbetsgivarverket. Arbetsmiljö (om inhyrd personal, 3 kap. 12 § arbetsmiljölagen)
• Region Uppsala. Rutin för introduktion av nyanställda (maj 2024, PDF)
• GitLab Handbook. GitLab Onboarding
• Workable. Onboarding interns checklist
• Teamtailor. Start the onboarding of your new hires in Teamtailor
• Cornerstone. 30-60-90 day onboarding guide